1. Riflettere su cosa si vuole veramente: è molto facile e cool parlare di idee di miglioramento in astratto, ma capire cosa si vuole ottenere in concreto dai collaboratori è molto più complicato. Vogliamo limitare le idee ad alcuni ambiti o possono interessare ogni aspetto dell’azienda? Ci si aspettano input di miglioramento sui processi o proposte per nuovi prodotti e servizi da lanciare sul mercato? Vogliamo solo un’idea abbozzata o una proposta dettagliata? Tutte queste scelte sono fondamentali per stabilire cosa fare per stimolare tali idee. Se il management non ha le idee chiare sugli obiettivi da raggiungere, i risultati saranno deludenti.
2. Capire dove sono i mal di pancia: perché i collaboratori non avanzano proposte? I motivi possono essere tanti e interessare qualche reparto o tutta l’organizzazione: poco engagement, relazione con i diretti superiori, organizzazione del lavoro, sistemi di valutazione, cultura aziendale poco aperta all’ascolto, ecc. Individuare dove sono gli ostacoli al fluire delle proposte consente di evitare iniziative o incentivi destinati a non generare risultati. Indagare sì, ma come? Una semplice survey online interna -ad esempio- permette di avere un quadro molto chiaro della situazione in poco tempo.
3. Comunicazione interna quale attivatore: il primo passo affinché le proposte di miglioramento siano avanzate è creare il contesto per farle nascere. A tal fine è importante che i collaboratori siano consapevoli di questa possibilità, che siano informati su dove sta andando l’azienda, su quali obiettivi si pone, su che fine hanno fatto idee avanzate in passato, ecc. Non è sufficiente ipotizzare che le informazioni fluiscano naturalmente e senza distorsioni attraverso la gerarchia organizzativa. Bisogna creare gli strumenti e le occasioni per comunicare internamente e ingaggiare le persone: newsletter interna, incontri, house organ, strumenti di visual management, Intranet…le vie per una comunicazione interna efficace sono infinite -o quasi-.
4. Stimolare le proposte con iniziative dedicate: invitare i collaboratori ad avanzare proposte può non essere sufficiente. Ogni tanto bisogna “spingerli” a farlo. Come? Ad esempio, attraverso il lancio di una competizione interna, dove i collaboratori siano invitati a presentare delle proposte di miglioramento specifiche che, se valide, possono venire premiate dall’azienda. Quali gli ingredienti per un contest di successo? Regole e obiettivi chiari (in termini di ambito di applicazione, modalità di valutazione, livello di dettaglio atteso), comunicazione accattivante (bisogna “vendere” il progetto internamente) e incentivi concreti (premi e riconoscimento pubblico).
